Laserfiche WebLink
City Council Meeting Agenda <br />September 21, 2021 <br />SPECIAL CLOSED SESSION MEETING – 4:00 PM <br />REGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM  <br />(Immediately following the Closed Session Meeting) <br />CITY COUNCIL CHAMBER <br />22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 <br />Vicente Sarmiento <br />Mayor <br />Thai Viet Phan <br />Councilmember – Ward 1 <br />David Penaloza <br />Mayor Pro Tem ­ Ward 2 <br />Jessie Lopez <br />Councilmember ­ Ward 3 <br />Phil Bacerra <br />Councilmember ­ Ward 4 <br />Johnathan Ryan Hernandez <br />Councilmember ­ Ward 5 <br />Nelida Mendoza <br />Councilmember ­ Ward 6 <br />Mayor and Council telephone: 714­647­6900 <br />Agenda item inquiries: 714­647­6520 <br />Sonia R. Carvalho <br />City Attorney <br />Kristine Ridge <br />City Manager <br />Daisy Gomez <br />Clerk of the Council <br />In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, <br />contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable <br />the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting <br />documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings. <br />CITY VISION AND CODE OF ETHICS <br />The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its <br />community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful <br />and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the <br />challenges of today and tomorrow, as follows: <br />Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in <br />youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • <br />Enriched and diverse culture • Quality government services <br />Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures <br />public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high <br />quality of life for residents. <br />Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • <br />Innovation • Transparency <br />Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, <br />voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and <br />Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and <br />committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • <br />Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency <br />Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The <br />City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the <br />meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at <br />www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3 and <br />AT&T U­verse channel 99. <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on <br />closed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on the <br />agenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by one of <br />the following ways: <br />MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: <br />Office of the Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA <br />92701. All written communications received via mail by 3:00 p.m. on the day of the <br />meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document <br />archive system which is available for public review. <br />SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City <br />Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are <br />commenting on in the subject line of the email. All emails received before 3:00 p.m. on <br />the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s <br />document archive system which is available for public review. <br />LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during <br />the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following <br />address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the <br />Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will <br />be prompted by the City Clerk when it is time for a: i) closed session item, ii) <br />general agenda item, iii) public hearing item, iv) special agenda item, or v) for Housing <br />Authority item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may <br />virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the <br />caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or <br />microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify <br />themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless <br />due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a <br />different amount of time to speak. <br />IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the <br />podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for <br />members of the public to attend the meeting in­person up to full capacity. Face <br />coverings are optional for members of the public who enter City buildings who have <br />been vaccinated against COVID­19. Public comments are limited to three (3) minutes <br />per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who <br />wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card <br />by 3:45 p.m. for the Special Closed Session items and by 6:00 p.m. for all other <br />designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after <br />the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair. <br />The following designated public comment periods are: <br />1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL CLOSED SESSION ITEMS – You can <br />provide live comments on special closed session items by joining Zoom or the Conference <br />Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. <br />Speaker queue will open at 3:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE <br />CONFERENCE CALL BY 4:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 4:00 <br />p.m. will not be permitted to speak.   <br />2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA <br />ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or <br />the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS <br />OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE <br />CONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by <br />6:00 p.m. will not be permitted to speak. <br />3. LIVE PUBLIC COMMENTS ON PUBLIC HEARING ITEMS – You can provide <br />comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON <br />PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be <br />permitted to speak.  <br />4. LIVE PUBLIC COMMENTS ON HOUSING AUTHORITY ITEMS – You can provide <br />comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON <br />PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speakers not in the queue by 6:00 p.m. will not be <br />permitted to speak.    <br />About the Agenda <br />To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for <br />each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in <br />a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). <br />SPECIAL CLOSED SESSION <br />CALL TO ORDER <br />ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra <br />Johnathan Ryan Hernandez <br />Jessie Lopez <br />Nelida Mendoza <br />Thai Viet Phan <br />Mayor  Pro Tem David Penaloza <br />Mayor Vicente Sarmiento <br />City Manager Kristine Ridge <br />City Attorney Sonia R. Carvalho <br />Clerk of the Council Daisy Gomez <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed <br />Session items. <br />CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain <br />matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from <br />the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the <br />position of the City in existing and anticipated litigation: <br />1.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION Pursuant to Government Code <br />Section 54957 <br />Title: Clerk of the Council, City Attorney and City Manager <br />2.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATORS Pursuant to Government Code Section <br />54957.6 <br />Agency designated representative: Human Resources Director <br />Unrepresented employee: Clerk of the Council, City Attorney and City Manager <br />3.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to <br />Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code: <br />A. Timothy Espinoza v City of Santa Ana, et al., United States District Court, Case No. <br />8:19­CV­01277­JLS­AGR <br />B. Saul Miranda v City of Santa Ana, et al., United States District Court, Case No. 8:21­ <br />CV­00007­JVS­DFM <br />C. City of Santa Ana v. County of Orange, et al, United States District Court Case No. <br />SA CV 20­0069­DOC (DFMx) <br />D. Orange County Catholic Worker, et al. v. Orange County, et al.., U.S. District Court <br />(Central District of California), Case No. SA CV 18­0155­DOC (KESx) <br />E. City of Santa Ana v. County of Orange, et al., (Cross­Complaint), U.S. District Court <br />(Central District of California), Case No. SA CV 18­0155­DOC (KESx) <br />CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at <br />the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. <br />RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular <br />City business. <br />RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. <br />CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION <br />CALL TO ORDER <br />ROLL CALL <br />PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento <br />INVOCATION David Jaimes <br />CEREMONIAL PRESENTATIONS <br />1.Proclamation presented by Councilmember Lopez declaring October 3rd through <br />October 9th, 2021 as Fire Prevention Week. <br />2.Certificate of Recognition presented by Councilmember Mendoza to Cecilia Aguinaga <br />for Outstanding Contributions to the Community. <br />3.Proclamation presented by Councilmember Phan declaring September 21st, 2021 as <br />Tet Trung Thu (Vietnamese Mid­Autumn Festival). <br />STAFF PRESENTATIONS <br />4.COVID­19 Update in the Community. <br />5.City of Santa Ana­Orange County Water District PFAS Presentation – Public Works <br />Agency <br />CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed <br />Session. <br />PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for <br />ALL comments on agenda and non­agenda items, except for public hearings. Comments for <br />public hearings will take place after the hearing is opened. <br />CONSENT CALENDAR <br />RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following <br />Consent Calendar Items: 6 through 28. <br />6.Excused Absences <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Excuse the absent members. <br />7.Minutes from the Regular Meeting of June 15, 2021 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Approve minutes.  <br />8.Appoint Manuel Ruelas Nominated by Councilmember Mendoza as the Ward 6 <br />Representative to the Youth Commission for a Partial­Term Expiring December 13, <br />2022 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Appoint Manuel Ruelas to the Youth Commission <br />representing Ward 6 and administer Oath of Office. <br />9.Pension Debt Refinancing Update <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Receive and file. <br />10.Receive and File Certification of Approval by City Engineer of Final Tract Map 2017­ <br />03 (905 East Second Street; 910, 927, 928, 1000 East Third Street; and 1026 East <br />Fourth Street) (Applicant and Owner: KB Coastal Home Coastal, Inc) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Receive and file certification of approval by City Engineer of <br />final Tract Map 2017­03. <br />11.Award Contracts for Fencing Construction, Maintenance and Repairs in the <br />Aggregate Annual Amount of $150,000 for a One­year Term with Three, One­year <br />Renewal Options (Specification No. 21­083) (General Fund) <br />Department(s): Parks, Recreation, and Community Services <br />Recommended Action: Award purchase order contracts with Econo Fence, <br />Hillsborough Fence, and J & A Fence for fencing construction, maintenance, and <br />repairs for a one­ year period from October 1, 2021 to September 30, 2022, with <br />provisions for three, one­year renewals exercisable by the City Manager, in an <br />aggregate annual amount not to exceed $150,000 (total not to exceed $600,000 over <br />four years), subject to non ­substantive changes approved by the City Manager and <br />City Attorney.  <br />12.Award a Construction Contract to iBuild Spectrum, Inc. in the Amount of $1,408,575, <br />for the Campesino Park, Memorial Park, and Madison Park Restrooms Fiscal Year <br />2021­22 Projects, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,640,000, and Amend <br />the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program (Project Nos. 21­7533, 21­ <br />7534, 21­7535) (Non­General Fund) (Revive Santa Ana Program) <br />Department(s): Public Works Agency and Parks, Recreation, and Community <br />Services <br />Recommended Action: 1.    Award a construction contract to iBuild Spectrum, Inc., <br />the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of <br />$1,408,575, for construction of the Campesino Park, Memorial Park, and Madison <br />Park Restroom Projects, for the term beginning September 21, 2021, and ending <br />upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract <br />subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City <br />Attorney. <br />2.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost <br />of $1,640,000, which includes $1,408,575 for the construction contract, $91,072 for <br />contract administration, inspection and testing, and a $140,353 project contingency <br />for unanticipated or unforeseen work. <br />3.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement <br />Program to add the Campesino Park, Memorial Park, and Madison Park Restroom <br />Projects, for the total amount of $1,731,072, which includes $1,640,000 in <br />construction funds and an additional $91,072 for preliminary design engineering. <br />13.Amend Purchase Order Contract with Hardy & Harper, Inc. to Increase the Annual <br />Amount by $450,000 for Asphalt Street Maintenance (Specification No. 18­084) (Non­ <br />General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the <br />Purchase Order Contract with Hardy & Harper, Inc. for asphalt street maintenance to <br />increase the annual amount by $450,000, for a total annual amount not to exceed <br />$1,440,000, for the remaining term of the agreement ending on December 3, 2021, <br />plus two optional renewal options exercisable by the City Manager and City Attorney, <br />subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  <br />14.Award a Contract to American Sanitary Supply, Inc. for Paper Products in an Amount <br />Not to Exceed $420,000 Over a Four­Year Period (Specification No. 21­043) <br />(General Fund) <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: Award a blanket order contract to American Sanitary <br />Supply, Inc. for paper products and janitorial supplies for the Santa Ana Jail in an <br />annual amount not to exceed $105,000, for a one­year period expiring September 30, <br />2022, with provisions for three, one­year renewal periods exercisable by the City <br />Manager, for a total four­year contract amount of $420,000, subject to non­substantive <br />changes approved by the City Manager and City Attorney.  <br />15.Award a Contract with Ocean Blue Environmental Services, Inc. in an Annual Amount <br />Not to Exceed $90,000 for up to a Five­Year Term (Specification No. 21­085) <br />(General Fund) <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: Award a blanket order contract with Ocean Blue <br />Environmental Services, Inc., for bio­hazard crime scene cleanup and jail <br />decontamination services for a two­year period expiring September 20, 2023, with <br />provisions for three one­year renewal options exercisable by the City Manager, in an <br />annual not to exceed amount of $90,000, subject to non­substantive changes <br />approved by the City Manager and City Attorney. <br />16.Award Contract with Motorola Solutions, Inc. for Motorola 800 MHz Communications <br />System Equipment in the Amount of $224,846 (Specification No. 21­092) (General <br />and Non­General Fund) <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: Award a blanket order contract with Motorola Solutions, Inc. <br />for Motorola 800 MHZ communications system equipment for a one­year period <br />expiring September 20, 2022, in the amount $200,000 for the Police Department and <br />$24,846 for the Planning and Building Agency, for a total amount not to exceed <br />$224,846, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City <br />Attorney. <br />17.Approve Amendment to Agreement with NaphCare, Inc. to Provide Inmate Medical <br />Services for the Santa Ana Jail in the Amount of $2,854,746.87 (General Fund) <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a one­year <br />agreement amendment with NaphCare, Inc. to provide basic and emergency inmate <br />health care services for the Santa Ana Jail for the period of October 1, 2021 through <br />September 30, 2022 in the amount of $2,854,746.87, including a $200,000 <br />contingency, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and <br />City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). <br />18.Reconsideration of 8/17/2021 Approved Agenda Item: Agreement with Barrios and <br />Associates, LLC, DBA Communications Lab, for "Ready OC" Emergency <br />Preparedness and "If You See Something, Say Something" Public Awareness <br />Campaigns <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to enter into an agreement with <br />Barrios & Associates, LLC, dba Communications LAB. for the period of September <br />21, 2021 through June 30, 2024, with two one­year options for renewal, to continue <br />the Ready OC Emergency Preparedness Campaign and the “If You See Something, <br />Say Something™” Public Awareness Campaign, for a total five­year amount not to <br />exceed $1,150,000, subject to non­substantive changes approved by the City <br />Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). <br />19.Approve an Appropriation Adjustment to Recognize and Appropriate Grant Revenue <br />from the Shuttered Venue Operators Grant Program (Non­General Fund) <br />Department(s): Parks, Recreation, and Community Services <br />Recommended Action: Approve an appropriation adjustment (2022­031) to <br />recognize $689,120.19 in grant revenue from the Small Business Administration, <br />Shuttered Venue Operators Grant Program and appropriate $689,120.19 into the <br />corresponding expenditure accounts (Miscellaneous Grants Fund) for losses the <br />Santa Ana Zoo at Prentice Park incurred during the COVID­19 pandemic. (Requires <br />five affirmative votes) <br />20.Approve an Appropriation Adjustment and Award a Construction Contract to CEM <br />Construction in the Amount of $2,776,406 for the Raitt and Myrtle Park Fiscal Year <br />2021­22 Project with an Estimated Project Delivery Cost of $3,410,928 (Project Nos. <br />16­7566, 20­2730 & 22­6621) (Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency and Parks, Recreation, and Community <br />Services <br />Recommended Action: 1.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2021­22 <br />Capital Improvement Program to include $114,023.44 in construction funding from the <br />Cannabis Public Benefit Funds, for the Raitt and Myrtle Park Project. <br />2.    Approve an appropriation adjustment (2022­035) to recognize $1,670,000 in <br />Proposition 1 Integrated Regional Water Management (IRWM) grant funding from the <br />State of California Department of Water Resources into the Public Works­Water <br />Quality & Control, State Grant­Direct revenue account and appropriate the same <br />amount into the Prop 1 IRWM Program, Improvements Other Than Building <br />expenditure account. (Requires five affirmative votes) <br />3.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement <br />Program to include $1,670,000 in construction funding from the Proposition 1 IRWM <br />grant funds for the Raitt and Myrtle Park Project. <br />4.    Authorize the City Manager to execute a Proposition 1 IRWM Grant Funding <br />Agreement with the Santa Ana Watershed Project Authority (SAWPA) beginning <br />September 21, 2021, and expiring three years after final payment, exercisable by the <br />City Manager and City Attorney, for a total disbursement amount not to exceed <br />$1,670,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and <br />City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  <br />5.    Reject Bid Protest and award a construction contract to CEM Construction, the <br />lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of <br />$2,776,406, for construction of the Raitt and Myrtle Park FY 2021­22 Project, for the <br />term beginning October 11, 2021, and ending upon project completion, and authorize <br />the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes <br />approved by the City Manager and the City Attorney. <br />6.    Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost <br />of $3,410,928, which includes $2,776,406 for the construction contract, $277,640 for <br />contract administration, inspection and testing, $45,000 Grant Administration & <br />Consultant Services, and a $311,882 project contingency for unanticipated or <br />unforeseen work. <br />21.Approve Appropriation Adjustments and Amendments to the FY 2021­22 Capital <br />Improvement Program to Increase Project Contingencies and Construction Funding <br />for the South Main Street Corridor Improvements Project, and an Amendment to the <br />Agreement with Butier Engineering, Inc. to Increase the Agreement Amount by <br />$200,000 and the Agreement Contingency by $100,000, for a Total Amount not to <br />Exceed $1,236,924 (Project Nos. 18­6911, 20­6958, 21­6451, 21­6461) (Non­ <br />General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: 1.    Approve an appropriation adjustment (2022­033) to <br />recognize $275,000 of prior year fund balance in the Sanitary Sewer Fund, Capital <br />Recovery Charges, Prior Year Carryforward revenue account and appropriate the <br />same amount to the Sanitary Sewer Fund, Capital Recovery Charges, Improvements <br />Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) <br />2.    Approve an appropriation adjustment (2022­033) to recognize $1,500,000 from <br />prior year fund balance in the Water Fund, Public Works Water Revenue, Prior Year <br />Carryforward and appropriate the same amount to the Acquisition & Construction, <br />Water Utility Capital Projects, Water Capital Project expenditure account. (Requires <br />five affirmative votes) <br />3.    Approve an appropriation adjustment (2022­033) to recognize $1,500,000 from <br />prior year fund balance in the Special Gas Tax Fund, Prior Year Carry Forward <br />revenue account, transferring the funds to the Select Street Construction revenue <br />account, and appropriating the same amount to the Select Street Construction, HUTA <br />2103 Gas Tax, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires <br />five affirmative votes) <br />4.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement <br />Program to include $275,000 in construction funds for the South Main Street Sewer <br />Improvements Project (Project No. 21­6451). <br />5.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement <br />Program to include $1,500,000 in construction funds for South Main Street Water <br />Improvements Project (Project No. 21­6461). <br />6.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement <br />Program to include $750,000 in construction funds for Main Street Rehabilitation from <br />Edinger Avenue to First Street (Project No. 18­6911). <br />7.    Approve an amendment to the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement <br />Program to include $750,000 in construction funds for Main Street Rehabilitation from <br />Warner Avenue to Edinger Avenue (Project No. 20­6958). <br />8.    Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement with <br />Butier Engineering, Inc. for construction engineering services to increase the <br />agreement amount by $200,000 and the contingency by $100,000, for a total <br />agreement amount of $1,236,924, subject to non­substantive changes approved by <br />the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). <br />9.    Approve an amendment to the Project Cost Analysis in the amount of $3,275,000 <br />for $1,630,000 in additional contingency funds, $1,500,000 in street light <br />contingencies, and $145,000 in additional contract administration, inspection and <br />testing for a new estimated total construction delivery cost of $21,584,245. The new <br />estimated total construction delivery costs include $12,759,695 for the construction <br />contract, $1,899,050 for contract administration, inspection and testing, and a <br />$6,925,500 project contingency for unanticipated or unforeseen work, subject to non­ <br />substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. <br />22.Approve Appropriation Adjustment to Carry Over Unspent Amounts from Fiscal Year <br />2020­21 to Fiscal Year 2021­22 <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: 1.    Approve an Appropriation Adjustment to reduce the FY <br />2020­21 budget for unspent amounts to be carried over to FY 2021­22. (Requires five <br />affirmative votes) <br />2.    Approve an Appropriation Adjustment to increase the FY 2021­22 budget for <br />amounts carried forward from FY 2020­21. (Requires five affirmative votes) <br />23.Approve a Facility Use Agreement with TKO Youth Foundation for Use of a Portion of <br />the Fitness Room at Jerome Community Center for Boxing Programs <br />Department(s): Parks, Recreation, and Community Services <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a facility use <br />agreement with TKO Youth Foundation for use of a portion of the fitness room at <br />Jerome Community Center for boxing programs, for a term beginning September 21, <br />2021 and ending September 30, 2023, for a monthly fee payable to the City starting <br />September 1, 2022 through September 30, 2023, subject to non­substantive changes <br />approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). <br />24.Approve a Cooperative Agreement with the City of Orange and Partnering Cities for <br />the Tustin Avenue Corridor Traffic Signal Synchronization Project in an Amount Not to <br />Exceed $89,305 for the Term Effective Until December 31, 2026 (Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Cooperative <br />Agreement with the cities of Orange, Anaheim,  Placentia, Tustin, and Yorba Linda, <br />which identifies each city’s roles and responsibilities, including Santa Ana’s match <br />requirement of $89,305, to implement the Tustin Avenue Corridor Traffic Signal <br />Synchronization Project, for the term beginning upon full approval of the agreement by <br />all parties and effective until December 31, 2026, with an option for up to two, one­ <br />year extensions, subject to non­substantive changes approved by the City Manager <br />and City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). <br />25.Authorize a Purchase Agreement in the Amount of $7,200 for Partial Real Property <br />Acquisition for Warner Avenue Improvements Phase 2 (Property Owner: Gates <br />Warner, LLC) (Project No. 18­6901) (Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a purchase <br />agreement with property owner Gates Warner, LLC, a California limited liability <br />company, for the partial property acquisition and goodwill (if any) for the real property <br />located at 1301 E. Warner Avenue (APN 014­281­19) in the amount of $7,200, <br />subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney <br />(Agreement No. 2021­XXX). <br />26.Approve Amendments to Agreements with Palp, Inc., dba Excel Paving, Big Ben <br />Engineering, TE Roberts, and Paulus Engineering, Inc. to Increase the Shared <br />Agreement Amount by $1,600,000, for a Total Amount not to Exceed $2,500,000 for <br />Miscellaneous Projects <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreement <br />amendments for on­call construction services with Palp, Inc. dba Excel Paving, Big <br />Ben Engineering, TE Roberts, and Paulus Engineering, Inc. to increase shared <br />agreement amount by $1,600,000, for a total agreement amount not to exceed <br />$2,500,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and <br />the City Attorney (Agreement No. 2021­XXX). <br />27.Approve a Substantive Change to the Facilities Use Agreement with Training and <br />Research Foundation to Modify Indemnification Language in the Agreement <br />Department(s): Parks, Recreation, and Community Services <br />Recommended Action: Approve a substantive change to the facilities use <br />agreement with Training and Research Foundation that was approved on August 17, <br />2021 to modify indemnification language in the agreement in order to operate <br />childcare centers at Corbin Community Center and El Salvador Community Center <br />(Agreement No. 2021­XXX). <br />28.Second Extension of Conditional Use Permit No. 2017­29 and Variance No. 2017­07 <br />for the Hampton Inn Hotel Project to be Located at 2129 North Main Street <br />Department(s): Planning and Building Agency <br />Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution approving a <br />second one­year extension of Conditional Use Permit No. 2017­29 and Variance No. <br />2017­07 to August 20, 2022. <br />**END OF CONSENT CALENDAR** <br />BUSINESS CALENDAR <br />29.Adopt a Resolution Declaring Intent to Change the Ward Boundaries and Consider <br />the Timeline for the Redistricting Process <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Resolution No. 2021­XXX – Adopt a resolution declaring <br />the City’s intention to consider changes to boundary lines of Wards and fixing the time <br />and place of said Hearings to be held on October 5, October 19, November 2, <br />November 16, and December 7, 2021 at 7:00 p.m. at each hearing. <br />30.Adopt Two Resolutions i) Amending Resolution No. 2015­026 Establishing an Extra­ <br />help Classification of Homeless Services Division Manager ­ Retired Annuitant and ii) <br />Appointing Kenneth Gominsky Jr. into the Classification of “Homeless Services <br />Division Manager ­ Retired Annuitant” at the Rate of $84.47 per Hour <br />Department(s): Human Resources <br />Recommended Action: Adopt two resolutions: <br />i)    Resolution No. 2021­XXX – amending Resolution No. 2015­026 establishing an <br />extra­help classification of Homeless Services Division Manager ­ Retired Annuitant <br />and  <br />ii)    Resolution No. 2021­XXX – appointing Kenneth Gominsky Jr. into the <br />classification of “Homeless Services Division Manager ­ Retired Annuitant” at the rate <br />of $84.47 per hour. <br />31.Establish and Appoint Two to Three Members of the City Council to the Police <br />Oversight Ad Hoc Committee <br />Department(s): City Manager Office <br />Recommended Action: It is recommended that the Mayor establish the Police <br />Oversight Ad Hoc Committee and appoint two to three members of the City Council to <br />serve on it. <br />32.Appoint Two to Three Members of the City Council to the School Collaboration City <br />Council Subcommittee <br />Department(s): City Manager Office <br />Recommended Action: Appoint two to three Members of the City Council to the <br />School Collaboration City Council Subcommittee for terms expiring on December 21, <br />2022. <br />33.Adoption of Rent Stabilization Ordinance and Just Cause Eviction Ordinance <br />Department(s): Community Development Agency <br />Recommended Action: Receive direction from the Housing Ad Hoc Committee and <br />consider the following options: <br />1.    Ordinance No. NS­XXXX – Adopt an urgency rent stabilization ordinance <br />prohibiting residential real property and mobilehome space rental increases that <br />exceed three percent (3%) annually, or eighty percent (80%) of the change in <br />Consumer Price Index, whichever is less, within the City. (Requires five affirmative <br />votes)  <br />2.    Ordinance No. NS­XXXX  – Adopt an urgency ordinance requiring just cause <br />evictions. (Requires five affirmative votes)  <br />3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution directing further study and <br />implementation of the additional regulatory framework and infrastructure necessary to <br />implement residential rent stabilization, just cause eviction, and other protections for <br />tenants facing housing instability.  <br />4.    Authorize the City Manager to reallocate up to $300,000 from the Revive Santa <br />Ana Plan to create an Eviction Defense Fund by entering into an Agreement with a <br />consultant for the administration, management and implementation of the rent <br />stabilization ordinance and just cause eviction ordinance, and direct the City Attorney <br />to finalize and authorize the City Manager to enter into negotiations, execute <br />agreements, and approve any other required actions necessary with various service <br />providers, contractors, and sub­recipients, who will implement and manage the <br />ordinances, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and <br />City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  <br />ALTERNATIVE OPTION:  <br />1.    Approve first reading of a rent stabilization ordinance prohibiting residential real <br />property and mobilehome space rental increases that exceed three percent (3%) <br />annually, or eighty percent (80%) of the change in Consumer Price Index, whichever is <br />less, within the City.  <br />2.    Approve first reading of an ordinance requiring just cause evictions. <br />3.    Resolution No. 2021­XXX – Adopt a Resolution directing further study and <br />implementation of the additional regulatory framework and infrastructure necessary to <br />implement residential rent stabilization, just cause eviction, and other protections for <br />tenants facing housing instability.  <br />4.    Authorize the City Manager to reallocate up to $300,000 from the Revive Santa <br />Ana Plan to create an Eviction Defense Fund by entering into an Agreement with a <br />consultant for the administration, management and implementation of the rent <br />stabilization ordinance and just cause eviction ordinance, and direct the City Attorney <br />to finalize and authorize the City Manager to enter into negotiations, execute <br />agreements, and approve any other required actions necessary with various service <br />providers, contractors, and sub­recipients, who will implement and manage the <br />ordinances, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and <br />City Attorney (Agreement No. 2021­XXX).  <br />**END OF BUSINESS CALENDAR** <br />PUBLIC HEARINGS <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Public <br />Hearing items. <br />34.Public Hearing ­ Consolidated Annual Performance and Evaluation Report <br />Legal Notice published in the Orange County Register on September 9, 2021. <br />Department(s): Community Development Agency <br />Recommended Action: Authorize Submission of the Consolidated Annual <br />Performance and Evaluation Report to the U.S. Department of Housing and Urban <br />Development. <br />CITY MANAGER COMMENTS <br />COUNCIL COMMENTS <br />AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for <br />members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board <br />or commission meeting or any conference, meeting or event attended. <br />ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. <br />Future Items <br />1. Enhanced Homeless Outreach Services <br />2. Mental Health Mobile Outreach Services <br />3. Sunshine Ordinance Amendments <br />4. Athletic Field Allocation and Events Policies <br />Page 1 of 16 9/21/2021