Laserfiche WebLink
City Council Meeting PacketMarch 1, 2022CLOSED SESSION MEETING – CANCELEDREGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Vicente SarmientoMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezCouncilmember ­ Ward 3 Phil BacerraMayor Pro Tem ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 Nelida MendozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Daisy GomezClerk of the Council <br />In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, <br />City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to <br />assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ <br />ana.org/city­meetings. <br />CITY VISION AND CODE OF ETHICS <br />The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. <br />The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process <br />designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as <br />follows: <br />Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and <br />healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • <br />Quality government services <br />Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, <br />a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents. <br />Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • <br />Transparency <br />Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters <br />approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected <br />officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. <br />The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • <br />Accountability • Respect • Efficiency <br />Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council <br />meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, <br />tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, <br />available on Spectrum channel 3 and AT&T U­verse channel 99. <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on items on the <br />regular agenda or on matters which are not on the agenda, but are within the subject matter jurisdiction of <br />the City Council may do so by one of the following ways: <br />MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: Office of the Clerk <br />of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications <br />received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and <br />imaged into the City’s document archive system which is available for public review. <br />SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at <br />eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line <br />of the email. All emails received before 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the <br />City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review. <br />LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by <br />Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web <br />browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and <br />enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a: <br />general agenda item or non­agenda item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or <br />you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the <br />caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to <br />speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be <br />provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a <br />decision is made to provide a different amount of time to speak. <br />IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the <br />Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to <br />attend the meeting in­person. Face coverings are optional for members of the public who enter City <br />buildings who have been vaccinated against COVID­19. Public comments are limited to three (3) <br />minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish <br />to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 6:00 p.m. for all <br />other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the <br />Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair. <br />The following designated public comment periods are: <br />LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA ITEMS (GENERAL <br />PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in <br />the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. <br />YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in <br />the speaker queue by 6:00 p.m. will not be permitted to speak. <br />About the Agenda <br />To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda <br />item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball ) <br />or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). <br />CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION <br />CALL TO ORDER <br />ROLL CALL <br />PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Sarmiento <br />WORDS OF INSPIRATION Dr. Bernice B. Rumala – Co­Founder, Health Equity, <br />Diversity, Inclusion, Anti­Racism Taskforce (HEART) for Orange County <br />CEREMONIAL PRESENTATIONS <br />1.Proclamation presented by Mayor Sarmiento to Ron Ono in Recognition of 52 years of Service and <br />Outstanding Contributions to the Community. <br />2.Proclamation presented by Mayor Pro Tem Bacerra and Councilmember Mendoza to Orange County <br />Soccer Club in Recognition of their Outstanding Contributions to Athletics. <br />STAFF PRESENTATIONS <br />3.Homeless Update <br />4.Update from the Orange County Housing Finance Trust <br />PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL <br />comments on agenda and non­agenda items. <br />CONSENT CALENDAR <br />RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following Consent Calendar <br />Items: 5 through 22. <br />5.Excused Absences <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Excuse the absent members. <br />6.Appoint Amina Sen­Matthews nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 representative to <br />the Parks, Recreation and Community Services Commission for a partial­term expiring December <br />10, 2024 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Appoint Amina Sen­Matthews to the Parks, Recreation and Community <br />Services Commission representing Ward 1 and administer Oath of Office. <br />7.Appoint Jannelle Welker nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 representative to the <br />Environmental and Transportation Advisory Commission for a partial­term expiring December 10, <br />2024 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Appoint Jannelle Welker to the Environmental and Transportation Advisory <br />Commission representing Ward 1 and administer Oath of Office. <br />8.Receive and File Boards and Commissions Biannual Attendance Report for July through December <br />2021 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Receive and file Boards and Commissions Biannual Attendance Report. <br />9.Approve Destruction of Obsolete City Records <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Approve the request for the destruction of obsolete records from the <br />Finance & Management Services in accordance with the retention schedule outlined in City Council <br />Resolution 2013­014.  <br />10.Receive and file Quarterly Report of Contracts up to $50,000 for Non­Public Works and up to <br />$250,000 for Public Works authorized by the City Manager as Permitted by Charter Section 421 <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Receive and file Quarterly Report of Contracts entered into between <br />October 1, 2021 to December 31, 2021, valued at up to $50,000 for non­public works contracts and <br />agreements and up to $250,000 for public works contracts and agreements.  <br />11.Award a Purchase Order Contract for the Purchase of 411 Combination Waste­Recycle <br />Receptacles for Various City parks to Outdoor Creations, Inc. in an Amount not to exceed $898,035 <br />(Non­General Fund) (Proj. 22­2757) <br />Department(s): Parks, Recreation, and Community Services <br />Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase order contract <br />for 411 combination waste­recycle receptacles for various City parks to Outdoor Creations, Inc. in <br />the amount of $898,035, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City <br />Attorney. <br />12.Award a Construction Contract to Elecnor Belco Electric, Inc. in the Amount of $307,613 for the <br />Main Street at Walnut Street New Traffic Signal Installation Project and Crosswalk Upgrade Projects <br />at Occidental Street, Saint Gertrude Place, Saint Andrew Place, Anahurst Place and Rousselle <br />Street, with an Estimated Project Delivery Cost of $385,000 and Amend the Fiscal Year 2021­22 <br />Capital Improvement Program (Project No. 22­7534) (Non­General Fund)  <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: 1. Award a Construction Contract to Elecnor Belco Electric, Inc., the <br />lowest responsible bidder, in accordance with the Base Bid in the amount of $307,613, for <br />construction of the Main Street at Walnut Street New Traffic Signal Installation and Crosswalk <br />Upgrades Project, for the term beginning March 1, 2022 and ending upon project completion, <br />subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  <br />2. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $385,000, <br />which includes $307,613 for the construction contract, $46,079 for contract administration, <br />inspection and testing, and a $31,308 project contingency for unanticipated or unforeseen work to <br />be funded from Community Development Block Grant (CDBG) funds. <br />3. Approve an amendment to the Fiscal Year 2021­22 Capital Improvement Program to include <br />$300,000 and an additional $85,000 in construction funds for the Main Street at Walnut Street New <br />Traffic Signal Installation and Crosswalk Upgrades Project for a total of $385,000 to be funded from <br />CDBG funds. <br />13.Approve Appropriation Adjustments, Reallocation of Funds, and Award a Construction Contract to <br />Elecnor Belco Electric, Inc., in the Amount of $413,942 for the Main Street at 15th Street Traffic <br />Signal Installation Project with an Estimated Project Delivery Cost of $523,636 (Project No. 18­ <br />6918) (Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: 1. Approve an appropriation adjustment recognizing $335,793 in Fiscal <br />Year 2017­18 Highway Safety Improvement Program grant funds into the Federal Aid Safety <br />Program, Federal Grant­Indirect revenue account, and appropriate the same amount into the Public <br />Services Street Safety Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires <br />five affirmative votes) <br />2. Approve an appropriation adjustment recognizing $104,347 in Fiscal Year 2021­22 Highway <br />Safety Improvement Program grant funds into the Federal Aid Safety Program, Federal Grant­ <br />Indirect revenue account, and appropriate the same amount into the Public Services Street Safety <br />Projects, Improvements Other Than Building expenditure account. (Requires five affirmative votes) <br />3. Approve an appropriation adjustment to transfer $33,549 from the Special Gas Tax Interfund <br />Transfer account to the Select Street Construction Interfund Transfer account and appropriate the <br />same amount into the Select Street Construction Fund, Improvements Other Than Building <br />expenditure account. (Requires five affirmative votes) <br />4. Authorize the reallocation of $53,435 in unspent Measure M2 Local Fairshare funds from <br />Citywide Speed Limit Study Project and $30,061 from Bike Lane Project Development, for a total of <br />$83,496 to the Main Street at 15th Street New Traffic Signal Installation Project to complete the <br />project’s funding requirement. <br />5. Award a construction contract to Elecnor Belco Electric, Inc., the lowest responsible bidder, in <br />accordance with the base bid in the amount of $413,942, for construction of the Main Street at 15th <br />Street Traffic Signal Installation Project, for the term beginning March 1, 2022, and ending upon <br />project completion, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City <br />Attorney.  <br />6. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $523,636, <br />which includes $413,942 for the construction contract; $68,300 for contract administration, <br />inspection and testing; and a $41,394 project contingency for unanticipated or unforeseen work to <br />be funded from Highway Safety Improvement Program grant funds. <br />14.Approve a Three­year Agreement with California Forensic Phlebotomy in the Amount of $163,767 <br />for Blood Technician Services (General Fund) <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a three­year agreement with <br />California Forensic Phlebotomy, Inc., for the period of March 5, 2022 through March 4, 2025, to <br />perform blood technician services, in an annual amount not to exceed $49,589, for a total amount <br />not to exceed $163,767 (including a $15,000 contingency), subject to non­substantive changes <br />approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2022­XXX). <br />15.Agreement Amendment with MIG to Amend the Scope of Work and Increase the Compensation for <br />a Parks, Facilities, Trails, and Open Space Master Plan (General Fund) <br />Department(s): Parks, Recreation, and Community Services <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an amendment to the agreement <br />with MIG to amend the scope of work to prepare a Parks, Facilities, Trails, and Open Space Master <br />Plan and increase the compensation by $44,970 for a total amount not to exceed $205,570, subject <br />to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2022­ <br />XXX). <br />16.Approve a First Amendment to Agreement with Pitney Bowes Presort Services, LLC for mail <br />processing services for an amount not to exceed $40,000 and exercise an optional renewal <br />extension from April 1, 2022 through February 1, 2024 (Non­General Fund) <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a First Amendment to Agreement <br />with Pitney Bowes Presort Services, LLC for mail processing services and exercise a renewal <br />option for a term commencing April 1, 2022 through January 31, 2024 for a total amount not to <br />exceed $40,000, subject to non­substantive changes and approved by the City Manager and City <br />Attorney (Agreement No. 2022­XXX). <br />17.Approve Agreements with Delhi Center, Elks Building Association of Santa Ana, United Across <br />Borders Foundation, Latino Health Access, and OneOC for Food Distribution/Supply Programs for <br />a One­Year Term in an Aggregate Amount Not to Exceed $900,000 (Revive Santa Ana Program) <br />Department(s): City Manager Office <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute agreements with Delhi Center, Elks <br />Building Association of Santa Ana, United Across Borders Foundation, Latino Health Access, and <br />OneOC to operate food distribution and food supply programs for a one­year term beginning March <br />1, 2022 and expiring February 28, 2023, in a total shared aggregate amount not to exceed <br />$900,000, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney <br />(Agreement No. 2022­XXX). <br />18.Resolution in Support of Assembly Bill 485 Requiring All Law Enforcement Agencies to Report Hate <br />Crime Data on Their Own Website <br />Department(s): City Manager Office <br />Recommended Action: Resolution No. 2022­XXX – Adopt a resolution in support of Assembly Bill <br />485 requiring all law enforcement agencies to report hate crime data on their own website. <br />19.Resolution Authorizing Execution of Notification of Intent to Comply with California Senate Bill 1383 <br />Organic Waste Recycling Regulations <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Resolution No. 2022­XXX – Adopt a resolution authorizing the City of <br />Santa Ana to submit to CalRecycle a Notification of Intent to Comply with California Senate Bill 1383 <br />Organic Waste Recycling Regulations. <br />20.Memorandum of Understanding between City of Santa Ana and Discovery Cube to Pursue Grant <br />Applications and Study the Feasibility of a Future Outdoor Science Park on Adjacent City­Owned <br />Property (Non­General Fund) <br />Department(s): Community Development Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a Memorandum of Understanding <br />with Discovery Cube for a period of March 1, 2022 to March 1, 2024, to pursue grant applications <br />and study the feasibility of a future Outdoor Science Park on adjacent City­owned property, subject <br />to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2022­ <br />XXX). <br />21.Approve the Santa Ana Business Interruption Fund program to provide financial relief to businesses <br />impacted by the OC Streetcar Construction in the Amount of $1,500,000 (General Fund) <br />Department(s): Community Development Agency <br />Recommended Action: Approve the Santa Ana Business Interruption Fund program in the amount <br />of $1,500,000 to provide financial relief to businesses impacted by the OC Streetcar construction. <br />22.Approve Agreement with Townsend Public Affairs for State Legislative Advocacy Services (General <br />and Non­General Fund) <br />Department(s): City Manager Office <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Townsend <br />Public Affairs for State legislative advocacy services for a three­year term, from March 1, 2022 <br />through February 28, 2025, with an option to extend the term for an additional one­year period, for a <br />four­year not­to­exceed amount of $252,000, subject to non­substantive changes approved by the <br />City Manager and City Attorney (Agreement No. 2022­XXX). <br />**END OF CONSENT CALENDAR** <br />BUSINESS CALENDAR <br />23.Discuss and Provide Input Regarding the Structure of the School Collaboration City Council <br />Subcommittee <br />Department(s): Parks, Recreation, and Community Services <br />Recommended Action: Discuss and provide input regarding the structure of the School <br />Collaboration City Council Subcommittee that will add an element for joint meetings with Santa Ana <br />Unified School District Governing Board.  <br />24.Ordinance Amending City Manager’s Contracting Authority for Non­Public Works and Public Works <br />Contracts Under Chapter 2, Article VII and Public Works Construction Rules and Regulations Under <br />Chapter 33, Article VIII of the Santa Ana Municipal Code <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending City Manager’s <br />contracting authority for non­public works and public works contracts under Chapter 2, Article VII, <br />Sections 2­748, 2­800 to 2­808 and public works construction rules and regulations under Chapter <br />33, Article VIII, Sections 33­200 to 33­203 of the Santa Ana Municipal Code as follows:  <br />i) Amending Section 2­748 of Chapter 2, Article VII concerning the City Manager’s contract <br />authority: <br />(1) non­public works contracts to increase from $50,000 to $250,000; <br />(2) emergency public works construction to increase from $100,000 to $750,000; <br />(3) non­public works and public works contracts change orders authority increase from 10 percent or <br />$25,000, whichever is greater, to 15 percent or $50,000, whichever is greater; and <br />(4) add language codifying contract limits will be applied on a fiscal year basis by departments. <br />ii) Amending Section 2­800 to 2­808 of Chapter 2, Articles VII.II concerning the Purchasing Rules <br />and Regulations: <br />(1) clarifying language administrative in nature; <br />(2) extending local vendor preference to increase from procurement involving $5,000 and one <br />$100,000 to procurement involving $10,000 and $100,000; <br />(3) for reporting requirements to increase from $500 to $1,000; <br />(4) for administrative contracts to increase from $5,000 to ten $10,000; <br />(5) for informal contracts to increase from $5,000 and $25,000 to $10,000 and $50,000); <br />(6) for formal contracts to increase from $25,000 to $50,000; <br />(7) add language to coincide with current practices for awarding services contracts; and   <br />(8) for non­bid purchases add City­owned software upgrades, maintenance, or additional licenses. <br />iii) Amending Sections 33­200 to 33­203 of Chapter 33, Article VIII concerning the Public Works <br />Construction Rules and Regulations: <br />(1) housekeeping language administrative in nature; and <br />(2) for non­emergency public works construction incorporate informal procurement process: <br />a) administrative contracts up to $50,000 <br />b) informal construction bid for contracts between $50,000 and $250,000 <br />c) formal for bid for contracts in excess of $250,000 <br />25.Fiscal Year 2021­2022 Mid­Year Budget Update <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: 1. Receive and file the Fiscal Year 2021­22 Mid­Year Budget Update, <br />including revised revenue estimates (Exhibit 1). <br />2. Approve recommended Mid­Year Appropriation Adjustments described below and in Exhibit 2. <br />(Requires five affirmative votes) <br />3. Approve recommended Appropriation Adjustments described in Exhibit 3 to reallocate Pension <br />Debt and Unfunded Liability expenditures for Fiscal Year 2021­2022 to align with results of the <br />pension debt refinancing. There is no net fiscal impact to the overall budget, but there are <br />adjustments between departments and funds. (Requires five affirmative votes) <br />4. Resolution No. 2022­XXX – Adopt a resolution amending the current Fiscal Year 2021­2022 <br />Annual Budget to add 14 full­time positions in the Public Works Agency, Clerk of the Council, City <br />Attorney’s Office, Parks, Recreation & Community Service Agency, and Library, and to delete 6 full­ <br />time positions in the Parks, Recreation & Community Services Agency and Library. There is no net <br />fiscal impact to the overall budget (Exhibit 4). <br />5. Resolution No. 2022­XXX – Adopt a resolution adding classification titles to the Classification <br />and Compensation Plan (Exhibit 5). <br />26.Ordinance Concerning City Council Voting, Recusal for Conflicts, and Prohibiting Abstentions <br />Department(s): City Manager Office <br />Recommended Action: Consider one of the following options:  <br />1. Approve the first reading of an ordinance concerning City Council voting, recusal for conflicts, and <br />prohibiting abstentions. <br />2. Provide direction to staff. <br />27.Ordinance Options Prohibiting the Sale of Flavored Tobacco Products <br />Department(s): City Manager Office <br />Recommended Action: Consider one of the following options:  <br />Option 1 <br />A. Ordinance No. NS­XXXX – Adopt an urgency ordinance prohibiting the sale of flavored tobacco <br />products, including hookah. (Requires five affirmative votes) <br />B. Ordinance No. NS­XXXX – Adopt an urgency ordinance prohibiting the sale of flavored tobacco <br />products, excluding hookah. (Requires five affirmative votes) <br />Option 2 <br />A. Approve the first reading of an ordinance prohibiting the sale of flavored tobacco products, <br />including hookah. <br />B. Approve the first reading of an ordinance prohibiting the sale of flavored tobacco products, <br />excluding hookah. <br />Option 3 <br />Consider whether to direct staff to prepare an ordinance regarding enforcement and/or security <br />measures for tobacco retailers; or <br />Option 4 <br />Take no action at this time and wait to see whether senate bill 793 goes into effect following a <br />statewide referendum vote in November 2022. <br />**END OF BUSINESS CALENDAR** <br />CITY MANAGER COMMENTS <br />COUNCIL COMMENTS <br />AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the <br />Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any <br />conference, meeting or event attended. <br />ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. <br />Future Items <br />1. Mental Health Mobile Outreach Services <br />2. Housing Element Update <br />3. Billboard Ordinance Update <br />4. Cannabis Ordinance Update <br />5. Proposition 218 Solid Waste Rates Public Hearing <br />City Council 2 3/1/2022