Laserfiche WebLink
City Council Meeting Packet <br />February 21, 2023 <br />CLOSED SESSION MEETING – 5:00 PM <br />REGULAR OPEN MEETING – 5:45 PM  <br />(Immediately following the Closed Session Meeting) <br />CITY COUNCIL CHAMBER <br />22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701 <br />Valerie Amezcua <br />Mayor <br />Thai Viet Phan <br />Councilmember – Ward 1 <br />Benjamin Vazquez <br />Councilmember ­ Ward 2 <br />Jessie Lopez <br />Mayor Pro Tem ­ Ward 3 <br />Phil Bacerra <br />Councilmember ­ Ward 4 <br />Johnathan Ryan Hernandez <br />Councilmember ­ Ward 5 <br />David Penaloza <br />Councilmember ­ Ward 6 <br />Mayor and Council telephone: 714­647­6900 <br />Agenda item inquiries: 714­647­6520 <br />Sonia R. Carvalho <br />City Attorney <br />Kristine Ridge <br />City Manager <br />Norma Orozco <br />Acting Clerk of the Council <br />In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, <br />contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable <br />the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting <br />documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings. <br />CITY VISION AND CODE OF ETHICS <br />The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its <br />community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful <br />and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the <br />challenges of today and tomorrow, as follows: <br />Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in <br />youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • <br />Enriched and diverse culture • Quality government services <br />Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures <br />public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high <br />quality of life for residents. <br />Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • <br />Innovation • Transparency <br />Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, <br />voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and <br />Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and <br />committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • <br />Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency <br />Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The <br />City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the <br />meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at <br />www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3. <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council on <br />closed session items, items on the regular agenda or on matters which are not on the <br />agenda, but are within the subject matter jurisdiction of the City Council may do so by one of <br />the following ways: <br />MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: <br />Office of the Clerk of the Council, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA <br />92701. All written communications received via mail by 3:00 p.m. on the day of the <br />meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document <br />archive system which is available for public review. <br />SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City <br />Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are <br />commenting on in the subject line of the email. All emails received before 3:00 p.m. on <br />the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s <br />document archive system which is available for public review. <br />LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during <br />the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following <br />address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the <br />Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will <br />be prompted by the City Clerk when it is time for a: i) closed session item, ii) <br />general agenda item, iii) public hearing item, iv) special agenda item, or v) for Housing <br />Authority item. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may <br />virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the <br />caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or <br />microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify <br />themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless <br />due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a <br />different amount of time to speak. <br />IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the <br />podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for <br />members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to <br />three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding <br />chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a <br />“Request to Speak” card by 5:00 p.m. for Closed Session items and by 6:00 p.m. <br />for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be <br />accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the <br />presiding chair. <br />The following designated public comment periods are: <br />1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON CLOSED SESSION ITEMS – You can provide live <br />comments on closed session items by joining Zoom or the Conference Call as described in <br />the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open <br />at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL BY 5:00 p.m. <br />Speakers who are not in the speaker queue by 5:00 p.m. will not be permitted to speak.   <br />2. LIVE PUBLIC COMMENTS ON REGULAR AGENDA ITEMS AND NON­AGENDA <br />ITEMS (GENERAL PUBLIC COMMENT) – You can provide comments by joining Zoom or <br />the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS <br />OPTION above. Speaker queue will open at 4:30 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE <br />CONFERENCE CALL PRIOR TO 6:00 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by <br />6:00 p.m. will not be permitted to speak. <br />About the Agenda <br />To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for <br />each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in <br />a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). <br />CLOSED SESSION <br />CALL TO ORDER <br />ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra <br />Johnathan Ryan Hernandez <br />David Penaloza <br />Thai Viet Phan <br />Benjamin Vazquez <br />Mayor  Pro Tem Jessie Lopez <br />Mayor Valerie Amezcua <br />City Manager Kristine Ridge <br />City Attorney Sonia R. Carvalho <br />Clerk of the Council Norma Orozco <br />ROLL CALL <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public may address the City Council on Closed <br />Session items. <br />CLOSED SESSION ITEMS – The Brown Act permits legislative bodies to discuss certain <br />matters without members of the public present. The City Council finds, based on advice from <br />the City Attorney, that discussion in open session of the following matters will prejudice the <br />position of the City in existing and anticipated litigation: <br />1.CONFERENCE WITH LABOR NEGOTIATOR pursuant to Government Code Section <br />54957.6(a): <br />Agency Negotiators:                   Human Resources Executive Director, Jason Motsick <br />Employee Organizations: <br /> Santa Ana Police Officers Association (POA) <br /> Service Employees’ International Union (SEIU) Full­Time Employees <br /> Confidential Association of Santa Ana (CASA) <br /> Santa Ana Management Association (SAMA) <br />2.CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­ EXISTING LITIGATION pursuant to <br />Paragraph (1) of subdivision (d) of Section 54956.9 of the Government Code:  <br />A.    Micah’s Way v. City of Santa Ana, United States District Court, Case No. 8:23­CV­ <br />00183­DOC­KES <br />B.    City of Santa Ana v. Rim Pacific Investors Portofino, LLC, Orange County Superior <br />Court, Case No. 30­2021­01221615 <br />3.PUBLIC EMPLOYEE PERFORMANCE EVALUATION Pursuant to Government Code <br />Section 54957 <br />Title: City Attorney <br />CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) to be taken at <br />the Regular Open Session which will begin immediately following the Closed Session. <br />RECESS – City Council will recess to Closed Session for the purpose of conducting regular <br />City business. <br />RECONVENE – City Council will reconvene to continue regular City business. <br />CITY COUNCIL REGULAR OPEN SESSION <br />CALL TO ORDER <br />ROLL CALL <br />PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua <br />WORDS OF INSPIRATION Pastor Tommy Cota <br />CEREMONIAL PRESENTATIONS <br />1.Proclamation presented by Mayor Amezcua to Olive Crest for 50 Years of Outstanding <br />Contributions to the Community. <br />2.Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez and Councilmember <br />Hernandez to Alexis “Lex” Rocha, John M. Raya and Coach Hector Lopez for <br />Outstanding Contributions to the Community. <br />STAFF PRESENTATIONS <br />3.Homelessness Update <br />4.Diemer Treatment Plant Tour Opportunity <br />CLOSED SESSION REPORT – The City Attorney will report on any action(s) from Closed <br />Session. <br />PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for <br />ALL comments on agenda and non­agenda items. <br />CONSENT CALENDAR <br />RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following <br />Consent Calendar Items: 5 through 22. <br />5.Excused Absences <br />Department(s): Clerk of the Council <br />Recommended Action: Excuse the absent members. <br />6.Appoint Amalia Mejia Nominated by Councilmember Vazquez as the Ward 2 <br />Representative to the Community Development Commission for a Full­Term Expiring <br />December 8, 2026 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Appoint Amalia Mejia to the Community Development <br />Commission as the Ward 2 representative and administer Oath of Office. <br />7.Appoint Darlene Perez Nominated by Councilmember Phan as the Ward 1 <br />Representative to the Santa Ana 2018 Measure X Citizen Oversight Committee for a <br />Partial­Term Expiring December 10, 2024 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Appoint Darlene Perez to the Santa Ana 2018 Measure X <br />Citizen Oversight Committee as the Ward 1 representative and administer Oath of <br />Office. <br />8.Appoint Ronnie Harrell Nominated by Councilmember Bacerra as the Ward <br />4 Representative to the Police Oversight Commission for a Full­Term Expiring <br />December 8, 2026 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Appoint Ronnie Harrell to the Police Oversight Commission <br />as the Ward 4 representative and administer Oath of Office. <br />9.Appoint Danny Vega Nominated by Mayor Amezcua as the Mayoral Representative to <br />the Police Oversight Commission for a Full­Term Expiring December 10, 2024 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Appoint Danny Vega to the Police Oversight Commission as <br />the Mayoral representative and administer Oath of Office. <br />10.Receive and File Fiscal Year 2021­22 Annual Comprehensive Financial Report, <br />Related Audit Reports, and Measure X Agreed­upon­Procedures Report <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Receive and file the following audited and separately <br />issued reports for the Fiscal Year Ended June 30, 2022: <br />1. The Auditor’s unmodified “clean” opinion letter for the fiscal year 2021­22 Audited <br />Financial Statements included in the Annual Comprehensive Financial Report (ACFR) <br />2. Government Auditing Standards (GAS) Letter <br />3. Governance Letter <br />4. Air Quality Management District (AQMD) Audited Financial Statements <br />5. The Auditor’s report on the Appropriations Limit (GANN Limit) <br />6. The Auditor’s report on compliance with the Statement of Investment Policy <br />7. Measure X Agreed­Upon­Procedures Report <br />11.Award a Purchase Order in the Amount of $789,567 to Best Contracting Services, Inc. <br />for Fire Station 72 Hose Tower Roof Repair and Fire Station 74 Roof Removal and <br />Installation (Specification No. 22­170) (General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment of purchase <br />order to Best Contracting Services Inc. in the amount of $789,567, plus a contingency <br />of $157,914, for a total amount not to exceed $947,481, for Roof Removal and <br />Installation at Fire Station 72 Hose Tower and Fire Station 74, subject to non­ <br />substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.  <br />12.Award Purchase Order to National Auto Fleet Group for Six Chevrolet Bolt EVs and <br />Two Chevrolet Traverse SUVs in the Amount of $275,765 (Specification No. 23­008) <br />(General and Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: 1. Authorize a one­time purchase and payment to National <br />Auto Fleet Group for six 2023 Chevrolet Bolt EVs, and two 2023 Chevrolet Traverse <br />SUVs, in the amount of $255,765, plus a contingency of $20,000 for a total amount <br />not to exceed $275,765, subject to non­substantive changes approved by the City <br />Manager and City Attorney. <br />2. Approve an appropriation adjustment recognizing $193,589 in prior­year fund <br />balance in the Air Quality Improvement (AB 2766) Fund, Prior Year Carry Forward <br />revenue account and appropriate the same amount into the Fleet Services­Air Quality <br />Improvement expenditure account for this item. (Requires five affirmative votes) <br />13.Award Purchase Orders to Acco Engineered Systems to Relocate and Replace Fan <br />Coils at the Grand Central Art Center and the Santa Ana Regional Transportation <br />Center (Specification No. 23­021) (General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize a one­time purchase and payment to Acco <br />Engineered Systems for the relocation and replacement of fan coils at the Grand <br />Central Art Center, in the amount of $745,860, plus a contingency of $54,140 and at <br />the Santa Ana Regional Transportation Center, in the amount of $1,548,348, plus a <br />contingency of $51,652 for a total amount not to exceed $2,400,000, subject to non­ <br />substantive changes approved by the City Manager and City Attorney. <br />14.Approve Agreement with Robertson Industries, Inc. for Playground Rubber <br />Resurfacing Citywide in an Amount Not to Exceed $451,205 for a One­Year Term <br />(General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />Robertson Industries, Inc. to provide playground rubber resurfacing citywide for a total <br />base amount of $360,964, with a contingency of $90,241, for a total agreement <br />amount not to exceed $451,205 for a one­year period beginning February 21, 2023 to <br />February 20, 2024, subject non­substantive changes approved by the City Manager <br />and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). <br />15.Approve an Agreement with Diversified Waterscape, Inc. for Lake Management <br />Services at City Sites for a Five­Year Term for an Annual Amount Not to Exceed <br />$177,572, for a Total of $887,860 (General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />Diversified Waterscapes, Inc. to provide scheduled maintenance duties in an annual <br />amount of $127,572 with an annual contingency of $50,000 for a total agreement <br />amount not to exceed $887,860 for a three­year period beginning February 21, 2023 <br />and ending on February 20, 2026, with an option for two one­year extensions, subject <br />to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney <br />(Agreement No. 2023­XXX). <br />16.Approve an Agreement with Service 1st for Pool Maintenance Services at Five City <br />Pools for a Three­Year Term for an Annual Amount not to Exceed $248,135, Including <br />an Annual Contingency of $50,000, for a Total Agreement Amount of $1,240,675 <br />(General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />Service 1st to provide scheduled maintenance duties in an annual amount of <br />$248,135, including an annual contingency of $50,000, for a total agreement amount <br />not to exceed $1,240,675 for a three­year period beginning February 21, 2023 and <br />ending on February 20, 2026, with an option for two, one­year extensions, subject to <br />non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney <br />(Agreement No. 2023­XXX). <br />17.Approve Cooperative Agreement to Fund Total Maximum Daily Load Programs and <br />Related Activities in the Newport Bay Watershed <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute Cooperative <br />Agreement No. MA­080­23010376 with the County of Orange and other Newport Bay <br />Watershed dischargers to fund Total Maximum Daily Load programs and related <br />activities in the Newport Bay Watershed for a five­year term beginning July 1, 2023 <br />and expiring June 30, 2028, subject to non­substantive changes by the City Manager <br />and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). <br />18.Blanket Order Agreement with C3 Technology Services for Purchase of Sharp <br />Copiers and Managed Print Services in a Combined Annual Amount not to Exceed <br />$310,000 (General and Non­General Fund) <br />Department(s): Information Technology <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />C3 Technology Services for Sharp copier equipment and managed print services for <br />a three­year period beginning March 1, 2023 through March 1, 2026 with two optional <br />one­year renewal periods exercisable by the City Manager in an annual not to exceed <br />amount of $310,000, subject to non­substantive changes approved by the City <br />Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). <br />19.Agreement with DTSA Services for Downtown Santa Ana Clean & Safe Program <br />Department(s): Community Development Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />DTSA Services for the Downtown Santa Ana Clean & Safe Program, for a total <br />agreement amount not to exceed $5,098,307, which includes a 10­percent <br />contingency, for a three­year term beginning March 1, 2023 and expiring February 29, <br />2026 with an option for one two­year extension, subject to non­substantive changes <br />approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). <br />20.Approve Memorandum of Understanding and Appropriation Adjustment Accepting the <br />FY 2022 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant (Non­General Fund) <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: 1. Authorize the City Manager and Chief of Police to <br />execute a Memorandum of Understanding with the County of Orange, Sheriff’s <br />Department accepting the 2022 Edward Byrne Memorial Justice Assistance Grant in <br />the amount of $102,441, subject to non­substantive changes approved by the City <br />Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). <br />2. Approve an appropriation adjustment recognizing $102,441 in the Law <br />Enforcement Grants revenue account and appropriate same to the Byrne Justice <br />Assistance expenditure accounts. (Requires five affirmative votes.) <br />21.Teleconferencing for Meetings of City Council and All Boards, Committees, and <br />Commissions Pursuant to the Provisions of Assembly Bill 361 <br />Department(s): Clerk of the Council Office <br />Recommended Action: Resolution No. 2023­XXX – Adopt a resolution to consider <br />continuing the use of teleconferencing for City Council, board, committee, and <br />commission meetings pursuant to the provisions of Assembly Bill 361 for the next 30 <br />days. <br />22.Proposed Resolution Adopting City Council Actual and Necessary Expense Policy <br />Pursuant to City Charter Section 402 and Approving Reimbursement Request <br />Department(s): City Manager Office <br />Recommended Action: 1. Resolution No. 2023­XXX – Adopt a Resolution <br />approving the Proposed City Council Actual and Necessary Expense Policy.  <br />2. Approve reimbursement request not to exceed $1,500.  <br />**END OF CONSENT CALENDAR** <br />OATH OF OFFICE – Administer Oath of Office to the newly appointed Board and <br />Commission members present. <br />BUSINESS CALENDAR <br />23.Fiscal Year 2022­23 Mid­Year Budget Update, Revive Spending Plan Update, <br />Appropriation Requests and Workforce Changes <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: 1.    Receive and file the FY 2022­23 Mid­Year budget <br />update, including an update for the Revive Santa Ana Spending Plan. <br />2.    Approve the recommended Appropriation Adjustments. (Requires five <br />affirmative votes) <br />3.    Resolution No. 2023­XXX – Adopt a Resolution ­ A RESOLUTION OF THE CITY <br />COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TO AMEND RESOLUTION NO. 2015­026 <br />TO EFFECT CERTAIN CHANGES TO THE CITY’S BASIC CLASSIFICATION AND <br />COMPENSATION PLAN. <br />4.    Resolution No. 2023­XXX – Adopt a Resolution ­ A RESOLUTION OF THE CITY <br />COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA TO AMEND THE CURRENT FISCAL <br />YEAR 2022­2023 ANNUAL BUDGET TO ADD AND DELETE FULL­TIME <br />POSITIONS IN THE LIBRARY DEPARTMENT, PARKS, RECREATION, AND <br />COMMUNITY SERVICES DEPARTMENT, PLANNING AND BUILDING <br />DEPARTMENT, AND PUBLIC WORKS DEPARTMENT. <br />**END OF BUSINESS CALENDAR** <br />WORK STUDY SESSION <br />24.Environmental Sanitation and Roadway Cleaning Fee Work Study Session <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Discuss and provide direction to staff. <br />COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS <br />25.Discussion and Announcement of Ad Hoc Committees for Crossing Guards and <br />Sheltering Homeless Families – Mayor Amezcua <br />26.Discuss and Consider Directing the City Manager to Direct Staff to Enter into <br />Negotiations with the Los Angeles and Orange Counties Building and Construction <br />Trades Council to Work Off and Build On the City's Expired Community Workforce <br />Agreement (CWA) which Establishes Labor Relations Policies and Procedures for <br />the City – Councilmember Penaloza <br />CITY MANAGER COMMENTS <br />COUNCIL COMMENTS <br />AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for <br />members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or <br />commission meeting or any conference, meeting or event attended. <br />ADJOURNMENT – Adjourn the City Council meeting. <br />Future Items <br />1. Sunshine Ordinance – Work Study Session <br />2. Resolution Related to Sidewalk Food Vending <br />  <br />City Council 1 2/21/2023 <br />