Laserfiche WebLink
City Council Special Meeting PacketAugust 29, 2023REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM CITY COUNCIL CHAMBER22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701Valerie AmezcuaMayorThai Viet PhanCouncilmember – Ward 1 Benjamin VazquezCouncilmember ­ Ward 2Jessie LopezMayor Pro Tem ­ Ward 3 Phil BacerraCouncilmember ­ Ward 4Johnathan Ryan HernandezCouncilmember ­ Ward 5 David PenalozaCouncilmember ­ Ward 6Mayor and Council telephone: 714­647­6900Agenda item inquiries: 714­647­6520Sonia R. CarvalhoCity Attorney Kristine RidgeCity Manager Jennifer L. HallCity Clerk <br />In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, <br />contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable <br />the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting <br />documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings. <br />CITY VISION AND CODE OF ETHICS <br />The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its <br />community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful <br />and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the <br />challenges of today and tomorrow, as follows: <br />Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in <br />youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • <br />Enriched and diverse culture • Quality government services <br />Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures <br />public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high <br />quality of life for residents. <br />Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • <br />Innovation • Transparency <br />Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, <br />voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and <br />Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and <br />committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • <br />Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency <br />Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The <br />City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the <br />meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at <br />www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3. <br />PUBLIC COMMENTS – Members of the public who wish to address the City Council <br />on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways: <br />MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to: <br />Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written <br />communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be <br />distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system <br />which is available for public review. <br />SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City <br />Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are <br />commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before <br />the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged <br />into the City’s document archive system which is available for public review. <br />LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during <br />the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following <br />address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the <br />Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will <br />be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak <br />by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the <br />Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and <br />unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are <br />encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be <br />provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to <br />speak a decision is made to provide a different amount of time to speak. <br />IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the <br />podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for <br />members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to <br />three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding <br />chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a <br />“Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment <br />periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session <br />begins without the permission of the presiding chair. <br />The following designated public comment periods are: <br />1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide <br />comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON <br />PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST <br />JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in <br />the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak. <br />TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City <br />Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use <br />of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those <br />wishing to address the City Council at the podium.  <br />La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio. <br /> La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y <br />la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para <br />cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio. <br />About the Agenda <br />To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for <br />each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in <br />a new link (the eyeball ) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ). <br />CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION <br />CALL TO ORDER <br />ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra <br />Johnathan Ryan Hernandez <br />David Penaloza <br />Thai Viet Phan <br />Benjamin Vazquez <br />Mayor  Pro Tem Jessie Lopez <br />Mayor Valerie Amezcua <br />City Manager Kristine Ridge <br />City Attorney Sonia R. Carvalho <br />City Clerk Jennifer L. Hall <br />ROLL CALL <br />PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua <br />WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church <br />ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA <br />CEREMONIAL PRESENTATIONS <br />1.Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the <br />Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month. <br />2.Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing <br />Division Team for Outstanding Contributions to the Community. <br />3.Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for <br />Outstanding Contributions to the Community. <br />PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for <br />ALL comments on agenda items. <br />CONSENT CALENDAR <br />RECOMMENDED ACTION:  Approve staff recommendations on the following <br />Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and <br />ordinances. <br />4.Excused Absences <br />Department(s): City Clerk’s Office <br />Recommended Action: Excuse the absent members. <br />5.Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Receive and file. <br />6.City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange <br />County <br />Department(s): Police Department, City Manager’s Office <br />Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's <br />Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ <br />Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05. <br />7.Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the <br />Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, <br />Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street <br />Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: <br />1. Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance <br />$300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward <br />revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street <br />improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for <br />FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes) <br />2. Approve change order to construction contract and an amendment to the Project <br />Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for <br />unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of <br />$4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager <br />and City Attorney. <br />3. Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement <br />Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street <br />Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907). <br />8.Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for <br />the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with <br />an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General <br />Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid <br />Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of <br />$570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue <br />Project to complete the project funding requirement. <br />2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible <br />bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change <br />orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook: <br />Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand <br />Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term <br />beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City <br />Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the <br />City Manager and the City Attorney. <br />3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of <br />$2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for <br />contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for <br />unanticipated or unforeseen work. <br />4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in <br />accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption <br />Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project. <br />9.Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for <br />the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an <br />Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General <br />Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid <br />Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total <br />amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard <br />Avenue Project to complete the project funding requirement. <br />2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, <br />in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders <br />(not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook: <br />Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton <br />Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term <br />beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City <br />Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the <br />City Manager and the City Attorney. <br />3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of <br />$1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for <br />contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for <br />unanticipated or unforeseen work. <br />4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in <br />accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption <br />Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project. <br />10.Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the <br />Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 <br />(Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local <br />Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program <br />FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of <br />$961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s <br />funding requirement. <br />2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in <br />accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order <br />(not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook: <br />Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley <br />Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending <br />upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract <br />subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City <br />Attorney. <br />3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of <br />$4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for <br />contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency <br />for unanticipated or unforeseen work. <br />4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in <br />accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption <br />Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910. <br />11.Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide <br />Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 <br />Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, <br />with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus <br />allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year <br />initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, <br />2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an <br />aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes <br />approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). <br />12.Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of <br />Way (Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement <br />with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ <br />of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for <br />the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a <br />10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee <br />paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager <br />and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). <br />13.Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment <br />at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) <br />Department(s): Parks, Recreation, and Community Services <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas <br />Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through <br />September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City <br />Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).  <br />14.Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual <br />Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General <br />Fund) <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to <br />provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police <br />Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive <br />changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ <br />XXX). <br />15.Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to <br />Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy <br />(Non­General Fund) <br />Department(s): Police Department <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with <br />Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, <br />2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in <br />an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by <br />the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX). <br />16.Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and <br />Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to <br />Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost <br />Department(s): Finance and Management Services <br />Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment <br />to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant <br />Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive <br />changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ <br />XXX).  <br />17.City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance <br />Department(s): City Attorney’s Office <br />Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations <br />performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer <br />adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and <br />Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services. <br />RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE <br />CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND <br />ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING <br />RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES  <br />18.Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 <br />Department(s): City Manager’s Office <br />Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 <br />(Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement. <br />RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE <br />CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act) <br />19.Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of <br />Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities <br />Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on <br />the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and <br />Entitlements Processing with the City <br />Department(s): Planning and Building Agency <br />Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to <br />initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the <br />County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency <br />associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located <br />at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section <br />21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use <br />Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of <br />Aeronautics. <br />RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE <br />CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE <br />PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING <br />THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION <br />OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE <br />DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH <br />BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION <br />21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND <br />USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF <br />TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR <br />TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND <br />PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes <br />determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act <br />(CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed <br />action will not have a significant effect on the environment). <br />**END OF CONSENT CALENDAR** <br />BUSINESS CALENDAR <br />20.Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the <br />Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and <br />Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) <br />Department(s): Public Works Agency <br />Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, <br />Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code <br />establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city. <br />ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY <br />OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII <br />OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA <br />FACIE SPEED LIMITS <br />**END OF BUSINESS CALENDAR** <br />COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS <br />21.Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City <br />Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just <br />Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of <br />Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember <br />Phan <br />CITY MANAGER COMMENTS <br />COUNCIL COMMENTS <br />AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for <br />members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or <br />commission meeting or any conference, meeting or event attended. <br />ADJOURNMENT – Adjourn the City Council Special meeting. <br />Future Items <br />1. Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District <br />  <br />City Council 2 8/29/2023 <br />