Laserfiche WebLink
<br />February 9, 2021  2  City of Santa Ana  <br />construction and demolition debris collection and diversion services within the scope of  <br />the exclusive agreement.”  <br />Proposal Review  <br />HF&H performed a preliminary review of the proposals submitted by Athens, CR&R, Republic,  <br />and WM, and prepared a summary of each proposal. Written questions clarifying the proposals  <br />were sent to each proposer on October 28, 2020 and each proposer was provided an opportunity  <br />to review and comment on the accuracy of the written proposal summary. Written responses  <br />from proposers to the initial questions were due by November 6, 2020.   <br />Key Terms  <br />The initial term of the agreement is ten years beginning July 1, 2022, with a mutual option to  <br />extend the agreement for up to five years, and with an additional option to extend for up to  <br />thirty‐six months at the City’s sole discretion. A summary of the key services and contract terms  <br />is provided in Attachment 1.  <br />  <br />The City’s RFP included the draft franchise agreement that the successful proposer would be  <br />expected  to  execute.  The  agreement  identified  in  significant  detail  the  various  solid  waste  <br />collection  and  recycling  services  to  be  provided.  The  scope  of services  contained  in  the  <br />agreement is comprehensive, specific, and tailored to meet the needs of the customers within  <br />the City of Santa Ana.  Therefore, unless significant exceptions were proposed or significant  <br />enhancements added to the City’s desired terms, all of the proposals would offer similar services.  <br />Proposer Summaries  <br />HF&H prepared a summary for each of the four proposers that submitted a complete proposal  <br />(Attachments 3 through 6) that includes the following information obtained from the proposals:  <br />  <br />1. “Proposer Overview,” including the company’s corporate headquarters, guaranteeing  <br />entity,  type  of  financial  statements,  and  contract  revenue  as  a percentage of total  <br />company revenue.  <br />2. “Proposed Franchise Fee Percentage,” based on the projected first‐year rate revenue.  <br />  <br />3. “Experience,” including a summary of each proposer’s experience, including transition  <br />experience, in other jurisdictions.  <br />  <br />4. “Legal Disclosures,” indicating any legal issues that the RFP required the proposer to  <br />disclose.   <br />5.  “Facilities,” describing the proposed operating yard, disposal site, transfer stations, and  <br />processing facilities.  <br />  <br />6. “Customer Service/Call Center Procedures,” including the call center location, average  <br />hold‐times for calls, and response time to complete work orders.